◆ 会議体でよくある失敗・課題

< 会議前 >
・アジェンダ作成などのタスクの振り分けができておらず誰もやってない
・アジェンダができていないので、当日に議論内容を考えることになり、会議時間が取られてしまう
・参加してほしい上司の予定が一杯でスケジュール調整に時間がかかる

< 会議中 >
・前回の会議の結論について認識の齟齬が発覚し、共通認識を持つことに多くの時間を要してしまう
・時間切れで議論したいことがしきれず、何も決まらない
・議論しているテーマに詳しい人を社内で調べることに時間がかかりすぎる

< 会議後>
・会議で何が決まったか分からない
・次に何をしなければいけないのか分からない
・タスクを誰が遂行するか決まっていない

◆ 会議体で目指したい状態

< 会議前 >
・タスクが漏れなく誰が何をするか決まっており、各担当者が責任を持ってタスクを遂行できる状態
・事前にアジェンダが共有され、スムーズに会議をスタートできる状態
・社内関係者の予定を即座に把握しスケジュールをスムーズに調整できる状態

< 会議中 >
・前回の結論を会議冒頭にて共有し、認識齟齬は解消されている状態
・適切な時間管理にて会議時間を最大活用できる状態
・目的に応じて最も適任の人材を即座に検索でき、効率的に議論を進められる状態

< 会議後 >
・リアルタイムにて、会議で継続議論・決定された内容の共有ができている状態
・タスクはいつまでに誰が何をどのくらいするか明確になっている状態
・メンバー間で常に主担当者・納期の認識を徹底共有できている状態

◆ 会議の進め方(例)

会議前後で以下のような内容を意識することで、会議体の生産性向上につながる。

< 会議前 >
◉ 会議招集
→ 大人数の会議や管理職以上のメンバーを含む場合は1か月以上前よりブロック
◉ アジェンダの事前展開
→ 会議前にアジェンダとアジェンダ別の想定所要時間を共有
◉ 議論資料の事前展開
→ 資料説明の時間を最小化することで、議論時間を確保

< 会議中 >
< 冒頭 >
◉ 前回会議の振り返り
◉ 本会議のアジェンダ確認
→ アジェンダの種別(決議・共有・議論等)と内容の認識を共有
◉ 本会議のゴールの確認

< 議論 >
◉ 各アジェンダに関する議論実施(リアルタイム共有と記録)
→ 議論に食い違いがある場合や理解にずれがある場合は曖昧にしない
→ アジェンダ全体のボリュームを考え、タイムマネジメントを徹底

< まとめ >
◉ 各アジェンダに関する本会議での議論結果を整理
→ 指摘事項・残り の論点の整理
→ 上記それぞれの解消に向けた検討アプローチの確認
→ 追加タスクの主担当・納期に関する認識の共有
◉ 次回議論内容の確認

< 会議後 >
◉ 前回会議の振り返りと・今後の進め方に関する展開 ※適宜
→ 言語化することで認識齟齬を解消
◉ メンバー間で会議設定 ※適宜
→ 次回会議までに誰が何をいつまでにするのか明確にしておく

◆ 会議体生産性向上一押し!ツール〜hignull(ヒグネル)


<サービス概要>
「全ての社員に秘書をつける」を実現したクラウド型グループウェアソフト

<サービスURL>
https://www.hignull.com

<サービス内容>
特徴⑴ 秘書ボットBOT(Facebook or LINE)
◆毎朝の今日の予定の確認
◆出勤時のプレゼンスの確認
◆昼休みに出欠が未定の予定の確認
◆打ち合わせ直前のリマインド
◆夜寝る前に今日のタスクの完了の確認
◆出退勤情報の登録

特徴⑵ スケジュール(予定)確定の効率化
◆社内関係者の空き時間を即座に把握
◆社内関係者のスケジュールを正確に把握
◆他人の入力した予定を即座に把握
◆取引先との商談日時を即座に決定
◆秘書BOTで予定確認を簡略化
◆PCを起動することなく、予定入力が可能

特徴⑶ 個人、チームでのタスク・進捗状況の可視化と組織の効率化
◆タスクを付箋のように管理を簡略化
◆秘書BOTがタスクの締切りを管理
◆PCを起動することなく、タスク入力が可能
◆チームメンバーのタスクも即座に把握
◆プロジェクトの進捗状況を即座に把握

特徴⑷ 名刺情報から、営業活動情報までを一元管理し、営業活動
◆情報共有の効率化の推進
◆スマホ写真より、名刺情報が登録可能
◆取引先住所から、容易に移動手段を検索可能
◆PCやメモを見直すことなく、各種情報を閲覧可能
◆取引先の企業・担当者・商談情報などを一元管理
◆好事例、ノウハウなどの情報を一元管理

特徴⑸ 出退勤の正確な管理の推進
◆PCを起動することなく、ボタン一つで出退勤情報登録が可能
◆事務所以外からも出退勤情報登録が可能

特徴⑹ その他機能
◆会議室やスケジュールの予約管理が可能
◆社内稟議書など各種申請業務の管理が可能
◆プロジェクトやチーム毎の情報共有が可能

◆ 会議体生産性向上ツール〜Stock(ストック)/【会議前後】〜


<サービス概要>
驚くほど簡単に「チームの情報」と「タスク管理」ができるツール

<サービスURL>
https://www.stock-app.info/

<サービス内容>
◆チーム情報のストックが可能
◆チームのタスクを、圧倒的な手軽さで管理できる
◆スマホから撮影した写真もすべてボタン1つでストックできる
◆ファイルや画像が、ブラウザ上で自動プレビューされる
◆チャット機能で、テーマごとにチャットできる
◆削除データも30日間保存されるため誤削除防止できる
◆すべてのデータは完全に暗号化されるためセキュリティ面も安全

<実績>
税務会計事務所 ・ネット通販 ・学習塾・スタートアップ企業 ・医療関連サービス企業・人材紹介企業 など幅広い業界業種の企業さまが導入されている。

<運営者からのコメント>
情報共有、タスク管理、チャット機能でコミュニケーションを円滑にしてくれるだけではなく、スマホで撮影したデータまでも簡単にストックできるため、会議のデータ共有に活用できます。

◆ 会議体生産性向上ツール〜RECEPTIONIST(レセプショニスト)/【打ち合わせ前】〜


<サービス概要>
内線不要で使える、iPad無人受付システム

<サービスURL>
https://receptionist.jp/

<サービス内容>
◆来客の取次時間を効率化できる
◆電話係を介さず、チャットツールで担当者全員のスマホに直接通知が来る
◆どこにいてもすぐに気付くため、会議開始時間が平均5分短縮できる
◆来訪者リストはデータで管理できる
◆1つの管理アカウントで本社も支社も管理できる
◆一部の対応はアシスタントに任せ、見逃すリスクを軽減できる
◆1台のiPadに複数の会社のアカウントをまとめることができる

<実績>
GMOメイクショップ、メルカリ、ランサーズ、クラウドワークス、チャットワーク、キャンプファイアーなど有名IT企業が導入している。

<運営者からのコメント>
Microsoft TEAMS・slack・チャットワーク・ONETEAM、LINE WORKS・work placeのどれかのチャットツールを導入していることが条件ではあるが、取次時間の効率化は非常に期待できます。

◆ 会議体生産性向上ツール〜Profile Manager / 【会議中】〜


<サービス概要>
一人ひとりの社員が持つ強みを見える化し、人材配置を最適化するサービス

<サービスURL>
http://www.cydas.com/products/profile-manager/

<サービス内容>
◆目的に応じて最も適任の人材を見つけ出してくれる
※特定のキーワードによる検索も可能
◆社員の顔写真とスキル・経歴をセットでリストアップしてくれるため把握しやすい
◆機密情報(人事情報)の閲覧を制限できるため、セキュリティも万全
◆Stream(チャットツール)との連携機能で、社員が情報更新をするので、最新の人材情報が把握できる
◆クラウド型ならではのコストメリットと利便性がある

<実績>
J.フロント リテイリンググループ、ANA、マツダグループ、日本KFCホールディングスなど多数の大企業さまが導入されている。

<運営者からのコメント>
社員の顔と名前はもちろんのこと、スキルや経歴、過去の評価などを一目で把握することが可能にし、会議テーマに沿った人材配置を可能にしてくれます。

◆ 会議体生産性向上ツール〜FacePeer(フェイスピア) / 【会議中】〜


<サービス概要>
ワンクリックですぐに繋がるビデオチャットサービス

<サービスURL>
https://www.face-peer.com/

<サービス内容>
◆会話の音声をリアルタイムで認識して文字を自動入力することができる
◆クラウド上にコントロールサーバーをおくことにより、自動的に会話の録音・録画をしてくれる
◆「1対1」通信はもちろん、「1対多」「多対多」通信も利用できる
◆ホワイトボードを使って絵を描きながら共有して保存することができる
◆マルチ端末対応のため、いつでもどこでも編集・管理ができる
◆ファイル共有も可能(Microsoft Office系、画像、音声、動画、pdfファイルなどに対応)

<実績>
エンジャパン・三陽商会・三井住友海上火災保険などに導入されている。

<運営者からのコメント>
メールやSMSにURLを貼り付けるだけの手運用で簡単に導入可能で、テレビ会議の活用に使えます。また会話の文字起こし、録音・録画をしてくれるため議事録作成にも活用できます。

◆ 会議体生産性向上ツール〜Galaxy Gear 360 / 【会議中】〜


<サービス概要>
360度撮影を可能にする全天球カメラ

<サービスURL>
http://www.galaxymobile.jp/gear-360/

<サービス内容>
◆誰が何を話したのかが完璧に分かる
◆360°撮影しながらリアルタイムでシェアできるライブブロードキャストが搭載されている
◆スマホ、PCにペアリングするだけで共有できる
◆4K動画撮影が可能
◆大容量バッテリー搭載&micro SD対応(~256GB)
◆最長約130分使用できる
◆幅広いデバイスに対応している(Android OSだけでなく、iOSにも対応)

<実績>
ビジネスメディアのNewspicksにて紹介されている。

<運営者からのコメント>
360度カメラを会議の場にポンと置いて、動画で録画するだけで、端から端、机から天井まで撮れて、会議の内容がすべて記録できるため、議事録作成などの効率化に貢献してくれます。

◆ earthkey labよりお知らせ 〜earthkeyサービス紹介〜


earthkey labの運営会社である株式会社earthkeyでは、世界中の面白いITサービスを配信する傍ら、大手中堅企業と最先端サービスとのマッチングサービス(earthkey)を運営しております。大手中堅企業さま30〜40社、最先端サービスをお持ちのスタートアップ企業さま約300社にご登録いただいております。事例として、大手ホテルチェーンと生産性向上IoTツールをお持ちのスタートアップ企業のマッチングなどがございます。お問い合わせいただけますとサービスに関する詳しいことなどをお伝えさせていただきます。

会議体生産性向上ツールに関しては、他にもご紹介できるサービスございますので、お気軽にご相談ください!

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